Maaseutuparlamentti -paikkakisa: Skype-aamukahvit pidettiin - muistio luettavissa täältä

Maaseutuparlamentti –paikkakisan kysymyksiä ja vastauksia

Onko hakemuksen ehdoton takaraja 30.1.2019?

• Kyllä on.

Millä aikataululla paikkapäätös tehdään?

• Tavoitteena on, että seuraava Maaseutuparlamentti paikka on tiedossa maaliskuun lopussa 2019.

Mikä on realistinen osallistujamäärä?

• Tavoite on sama kuin edellisellä kerralla, eli 1000 henkilöä. Ensimmäisen Maaseutuparlamentin ohjelmaan osallistui reilu 800 (ml. työryhmän vetäjät ym. järjestäjät) ja itse tapahtumapaikalla vieraili yli 2000 henkilöä. Tavoitteena on, että maksullisia osallistujapaikkoja myydään enemmän. Osallistujamaksut pyritään pitämään matalina. Osallistujamäärään vaikuttaa sekä ohjelman sisältö, markkinointi että paikalle saapumisen helppous.

Tarkka hakemuksen sisältö?

• Ehdotus tulee sisältää tarkat tiedot käytettävissä olevista tiloista, ruokailun järjestämisen mahdollisuuksista, sijainnista sekä joukkoliikenneyhteyksistä. Tarkka listaus löytyy sivulta Maaseutuparlamentti.fi/paikkakisa. Ehdotukseen tulee myös lisätä tietoa paikan ja alueen maaseudun kehittämisen helmistä (esim. hankkeet, yritykset, kulttuurikohteet, luontomatkailukohteet ym.) sekä maaseutupoliittisista malleista ja/tai mahdollisista pilotoinneista (esim. monipalvelukeskukset / -pisteet ja/tai muut maaseudun palveluiden järjestämisen mallit, kumppanuuden mallit ja siihen liittyvä toiminta, maaseutuvaikutusten arvioinnin prosessista jne).

• Ehdotukseen lisättävä myös alustavat sitoumukset sen hetken kumppaneilta: Miten ollaan valmiita osallistumaan suunnitteluun / toteutukseen / sen järjestelyyn paikkakunnalla?

Onko viime vuodesta jotain oppeja näin järjestäjäpaikan näkökulmasta?

• Majoituskapasiteetin selvittäminen on tärkeää. Viestinnässä korostettava yhteismajoitusta. Tärkeänä asiana nousi tarve vetäytymistilalle ja peseytymismahdollisuudelle itse tapahtumapaikalle. Etenkin, jos ja kun majoitus on pidemmän matkan päässä. Tarvitaan tila, jossa saa levätä (ohjelma-aikataulu voi olla tiukka) ja myös laittautua esim. Gaalaan.

• On suositeltavaa, että ollaan jo tässä vaiheessa yhteydessä kuntaan sekä maakuntaan. On tärkeää, että kunta ja maakunta ovat kiinnostuneita asiasta ja pitävät sitä tärkeänä.

• Ruokailun järjestämiseen liittyvät kapasiteettiin myös kiinnitettävä huomiota. Esim. Leppävirralla ei pystytty tarjoamaan paikallista ruisleipää, sillä hotellilla ei ollut käytettävissä tarvittavaa leivän leikkaamiseen tarvittavat välineet. Järjestelyissä on paljon yksityiskohtia joihin kannattaa suunnittelu ja toteuttamisvaiheessa kiinnittää erityistä huomiota.

• Pohjois-Savon Kylät voi olla sparraajana, kun seuraava paikkakunta ja paikallinen päävastuutaho (neuvoteltava) selvillä.

• Ehdotuksen ja esim. päiväretkien mahdollisia kohteita voidaan hyödyntää myös muussa maakunnan tai kunnan markkinoinnissa ja myös muiden tapahtumien ohjelmaosiona tai matkailijoille suunnattuna ohjelmana.

• Paikallisia ja alueellisia julkkiksia on hyvä hyödyntää.

• Yhteistyötä voi tehdä myös retkien kokoamisessa.

Gaalan istumapaikat, pitääkö ne olla ruokapöydissä vai riittääkö tuolit?

• Pitää olla ruokapöydissä. Kyseessä Gaalaillallinen, jonka yhteydessä ohjelmaa sekä palkitsemisia.

• Huom. Ruokailun järjestäminen myös Gaalan aikana: Koko tapahtuman aikana.

Mikä oli viime vuoden kokonaisbudjetti?

• Noin 175 000 euroa. Kaikki työ- ja talkoopanokset mukaan laskettuna reilusti enemmän. Tärkeä huomio on, että tapahtuman kustannukset ja budjettivastuu (maksuliikenne ohjautuu) kansallisen tason pääjärjestäjille – kustannuksia ei lange paikallisten toimijoiden niskaan. Paikallisen tason järjestelyistä sovitaan paikallisten toimijoiden kanssa paikkakisan päätyttyä ja paikkakunnan selvittyä. Maaseutuparlamentti 2020 –budjetti kasvanee. Budjettia ei olla lyöty tässä vaiheessa lukkoon.

• Täydennyksenä, että paikallisille yhdistyksille, jotka auttoivat talkootyön rekrytoinnissa, maksettiin korvausta. Talkootyöläisiä oli Leppävirralla tapahtuman aikana n. 120 henkilöä.

Millä tasolla hoidetaan ilmoittautumiset yms. käytännön järjestelyt

• Käytännön järjestelyistä sovitaan paikallisten toimijoiden kautta, kun lopullinen Maaseutuparlamentti –paikka on tiedossa. Edellisen Maaseutuparlamentin järjestelyissä ilmoittautuminen hoidettiin alue/paikallistasolla. Tarkoituksena on, että tämä järjestetään seuraavalla kerralla kansallisella tasolla ja olemassa olevien järjestelmien ja edellisen mallin puitteissa.

Toivottava päiväretkikohteiden määrä?

• Vuonna 2017 retkikohteiden määrä oli 19, josta 16 toteutettiin ja kolme peruutettiin alhaisen osallistujamäärän vuoksi. Hyvä määrä n. 15.

• Retkikohteissa kiinnostaa etenkin yritysvierailut, sillä yrityksiin ei muuten pääse tutustumaan. Retkien teemoitukseen voidaan kiinnittää huomiota. Leppävirralla kiinnostavin kohde oli retki Valamon luostariin. Myös Järvikylän Kartanon retki, yritysten vientimahdollisuuksiin syventyvä sekä kulttuuriretki että luontokohderetki kiinnostivat. Toteutettiin myös kävelyretki tapahtumapaikan välittömässä läheisyydessä.

• Kun mietitään retkikohteita, on hyvä pitää mielessä Kestävä kehitys –pääteemoitusta ja siihen kuuluvat näkökulmat: taloudellinen, ekologinen, sosiaalinen ja kulttuurinen kestävyys.

Tiloista kysymys. Ohjeissa lukee että oltava maaseudulla. Mitä jos prosessin aikana tapahtuu kuntaliitoksia ja vuonna 2020 tapahtumapaikka sijaitsee kaupunkialueella?

• Kaupunki-maaseutu-aluetypologian kartalta voi katsoa mitkä alueet lasketaan maaseuduksi Suomessa. Voidaan todeta, että suuri osa kaupungeista sisältävät suuria alueita maaseutua.

Maksuliikenne hoidetaan myös kansallisella tasolla?

• Suunnitelman mukaan kyllä. Tästä voidaan neuvotella paikallisten toimijoiden kanssa kun paikkakunta on tiedossa.

Miten paljon henkilöstöresursseja arvioisitte, että paikallisella tasolla vaaditaan?

• Noin 1-3 henkilöä riippuen osa- ja täysiaikaisuudesta. Paikallisella tasolla tulee olla – ja siitä neuvotellaan ja sovitaan kansallisen tason toimijoiden kanssa – koordinaattori, joka koordinoi paikallisia järjestelyitä.

Mutta viime vuonna ilmoittautumiset hoidettiin paikallisesti? Vuonna 2020 kansallisesti. Vaikuttaa paljon henkilöstöresursseihin.

• Kyllä. Tarkoituksena on hoitaa kansallisella päävastuutasolla.

Oliko vieraiden majoittumisen osalta jotakin joka pitää huomioida esim. mikä oli suosittua tms.

• Hotellimajoitus oli suosituinta erityisesti siitä syystä, että hotelli oli suorassa yhteydessä Areenaan, siis tapahtumapaikkaan. Myös mökkimajoitus oli suosittua. Kotimajoitusta ei hyödynnetty laajemmin, ja tässä on pääjärjestäjien puolelta todettu olevan kehittämisen varaa.

Oliko siirtyminen majoituspaikkoihin järjestetty erikseen busseilla?

• Kyllä. Niihin majoituksiin joihin ei päässyt kävelemään tai esim. pyöräilemään (tai soutamalla).

Kuka hoitaa tilaisuuksien turvallisuuteen liittyvät lupa ja muut järjestelyt?

• Tästä sovitaan, kun paikka on tiedossa ja paikallisista järjestelyistä voidaan lähteä neuvottelemaan paikallisten toimijoiden kanssa. Päävastuu on MANElla. Mutta on nähty tarve, että tämä hoidetaan paikallisella tasolla siitäkin syystä, että tilaisuudelle nimetään turvallisuusvastaava ja –varavastaava. Henkilöiden tulee tuntea paikan ja sen toimijat. On myös helpompi koota kaikki tiulaisuuden turvallisuuteen liittyen yksiin kansioihin paikallisesti.

Onko hakemuksessa oltava jo sitoumuksia yhteistyökumppaneilta ja yhdistyksiltä?

• Kyllä. Ainakin alustavia.

Minkä muotoinen hakemuksen tulee olla, tarvitaanko esim. sähköistä esittelymateriaalia?

• Ehdotuksen muotoilu on vapaa: avoin. Voidaan hyödyntää eri formaatteja (kirjallinen, video, ääni, kuva, ppt ym.) tukemaan ehdotuksen viestiä.

Miten valintaprosessi käytännössä toteutetaan? Jonkinlainen äänestys?

• Valinta toteutetaan kahdessa osassa: valintaraati valitsee tapahtumalle sopivimmat paikat ja yleisö äänestää omaa suosikkiaan nettiäänestyksen kautta.

• Valitsijaraati lähtee liikkeelle teknisistä asioista: tilojen kapasiteetista, majoituskapasiteetista, ruokailukapasiteetista, sijainnista ja liikennemahdollisuuksista, jonka jälkeen katsotaan alueen maaseudun kehittämisen ja maaseutupolitiikan helmiä.

• Nettiäänestykseen päätyvistä sopivimmista ehdotuksista yksi valitaan Maaseutuparlamentti 2020 -paikkakunnaksi.

• Tämän jälkeen otetaan yhteyttä ehdotuksen laatijoille ja lähdetään miettimään sekä neuvottelemaan paikallisista järjestelyistä ja siitä vastaavasta tahosta. Lisättynä huomiona, että paikallisista järjestelyistä vastaava taho ei tarvitse olla sama kuin ehdotuksen laatija, mutta on hyvä, että on antanut sitoumuksensa olla mukana. Tästä syystä on myös tärkeää käydä laajaa keskustelua paikallisten ja alueellisten toimijoiden kanssa. Leppävirralla paikallisista ja alueellisista järjestelyistä vastasi maakunnallinen kyläyhdistys.